Obligaciones · Empresa con empleados
Obligaciones legales de una empresa con empleados
Qué tiene que llevar en regla una empresa desde que contrata a la primera persona, y cuáles de esas obligaciones tienen un seguro detrás.
Esta página ordena las obligaciones recurrentes del empleador, las que vuelven cada año, no las novedades del mes. De cada una decimos qué exige, a quién obliga y si existe un ramo de seguro que responda o si se cumple solo con documentación.
Las obligaciones recurrentes, y quién las tiene
- Registro diario de jornada
Toda empresa con personas trabajadoras, sin umbral de plantilla. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar el horario concreto de inicio y de fin de la jornada de cada persona.
No hay póliza que lo sustituya: se cumple con registro y conservación.
- Registro retributivo
Todas las empresas, también sin umbral: el artículo 5.1 del Real Decreto 902/2020 exige un registro retributivo de toda la plantilla, desagregado por sexo.
No hay póliza que lo sustituya: se cumple con el registro y su actualización.
- Plan de igualdad
Empresas de cincuenta o más personas trabajadoras, por el artículo 2.2 del Real Decreto 901/2020. Es el umbral que más veces se cruza sin darse cuenta, porque la plantilla se cuenta incluyendo temporales.
No hay póliza que lo sustituya: se negocia, se registra y se revisa.
- Auditoría retributiva
Las empresas que elaboren un plan de igualdad deben incluir en él una auditoría retributiva, por el artículo 7.1 del Real Decreto 902/2020. No tiene umbral propio: cuelga del plan.
No hay póliza que lo sustituya.
- Sistema interno de información
Conocido como canal de denuncias. El artículo 10.1.a de la Ley 2/2023 obliga a las empresas del sector privado que tengan contratados cincuenta o más trabajadores.
No hay póliza que lo sustituya. Lo que sí puede tener seguro es el conflicto que llegue después, en el ramo de defensa jurídica.
- Prevención de riesgos laborales
Obligación del empleador desde la primera contratación: evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación e información, y vigilancia de la salud. El régimen concreto depende de la actividad y de la organización preventiva elegida.
La prevención no se asegura. Lo que puede estar asegurado es la consecuencia del accidente, por la vía del seguro que exija el convenio colectivo.
- Protección de datos de la plantilla
Desde que hay una nómina hay datos personales: bases jurídicas, información a la plantilla, plazos de conservación y registro de actividades de tratamiento.
El cumplimiento no se asegura. El incidente informático que afecte a esos datos es lo que trata el ciberseguro.
Donde aparece una cifra de plantilla, va con el artículo que la fija. Donde no aparece ninguna es porque la obligación no depende de un umbral único sino de la actividad y de la organización de cada empresa.
Qué mira la revisión inicial aquí
Qué convenio colectivo aplica a tu actividad y si exige alguna póliza, que es la obligación que más veces aparece sin que nadie la haya mirado.
Qué pólizas tienes vigentes hoy y qué obligación cubre cada una, para ver el hueco y el solapamiento en la misma hoja.
En qué orden conviene resolverlo, distinguiendo lo que se cumple con documentación de lo que necesita una póliza detrás.
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Descripción orientativa. Las obligaciones concretas de una empresa dependen de su actividad, de su plantilla y del convenio colectivo que le aplique; el alcance exacto de cualquier cobertura lo fijan el condicionado y los límites de la póliza que se contrate.